Công đoạn quan trọng nhất trong thực hiện sự kiện có lẽ là thời điểm làm việc với ekip tổ chức sự kiện. Để mọi việc được diễn ra suôn sẻ không xảy ra bất kì một sai xót nào thì bạn cần chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ. Bên cạnh đó giữa người tổ chức event và ekip phải xây dựng được mối quan hệ mật thiết với nhau, có như thế mới đơn giản hơn. Công việc mà ekip cần chuẩn bị khi tổ chức event là như thế nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm trong bài viết dưới đây.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Chuẩn bị sẵn sàng những vật dụng cần thiết cho ekip

Một event được gọi là tốt đẹp khi sự kiện đó được chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chi tiết từ việc lên kế hoạch, xây dựng kịch bạn cho tới việc chạy chương trình, tất cả phải được trình bày rõ ràng trên văn bản chứ không chỉ bằng lời nói, và tất cả phải được thông báo đến toàn bộ ekip của event. Một vật dụng không thể thiếu trong hầu hết các event đó là bộ đàm vì chính thiết bị này sẽ hỗ trợ cho việc trao đổi cũng như quản lý toàn bộ các hoạt động trong event một cách thức nhanh lẹ và nhịp nhàng.

Ngoài ra, mỗi người cần tự trang bị cho mình ít nhất hai chiếc điện thoại đầy đủ pin sạc, chắc chắn sẽ rất hữu dụng khi làm việc ngoài hiện trường. Kinh nghiệm sử dụng bộ đàm tác giả sẽ trình bày kỹ hơn ở những bài chuyên sâu. Trong khuôn khổ bài này, chỉ lưu ý những bạn về việc tạo kênh cho bộ đàm. Trong đó, người sử dụng nhiều kênh nhất là người có quyền và trách nhiệm cao nhất ở sự kiện.

Có bảng phân chia công việc cụ thể cho từng nhân sự

tổ chức lễ khai trương showroom

Việc này có vai trò vô cùng quan trọng, khi bạn đã phân công công việc cụ thể cho từng người thì khi đó bạn sẽ đơn giản hơn trong việc quản lí và họ sẽ tự chịu trách nhiệm cho việc. Bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế hãy nắm thật kĩ phần việc của mình trước, sau đó cố gắng chú ý tới phần việc của những người khác để kịp thời giúp khi cần thiết, tại vì tổ chức một event thành công là kết quả của cả tập thể đoàn kết, đồng thời hãy tránh những nguy cơ thất bại có thể xảy ra cho sự kiện. Để có một ekip ăn ý, giữa agency và supplier hay freelancer cần có sự tôn trọng, thông hiểu, và tin tưởng lẫn nhau.